Con l’introduzione del nuovo sistema di archiviazione digitale, si è resa necessaria la messa a punto di sistemi di Gestione Documentale che consentano di coordinare i documenti e le informazioni in essi contenute in maniera semplice ed efficace allo stesso tempo.
La gestione documentale deve quindi allinearsi al nuovo sistema di conservazione sostitutiva, che ha di fatto consentito l’immediata reperibilità del documento ricercato. L’emissione, la trasmissione e la conservazione dei documenti deve essere semplice e immediata, in modo tale da gestire agevolmente i flussi in entrata e quelli in uscita.
I nuovi sistemi di gestione documentale sono implementati per facilitare il documento in un processo di workflow, così da agevolare l’intera comunità di utenti nel processo di inserimento dei documenti informatici. I moderni impianti di gestione documentale consentono di effettuare tutte le operazioni desiderate sui documenti informatici. Gli utenti del sistema possono emettere, trasmettere e archiviare il supporto digitale con conservazione sostitutiva.
Il documento, al momento dell’emissione, può essere inviato con qualsiasi mezzo preposto, via fax o via PEC (la cosiddetta Posta Elettronica Certificata). Il documento è inoltre pronto per essere validato e firmato digitalmente (con firma digitale e firma grafometrica) ed essere esposto sul web.
Tutte le operazioni possono essere effettuate in completa autonomia, per cui gli utenti possono creare in maniera individuale i loro processi di gestione documentale. La procedura, il collaudo e la messa in funzione possono essere realizzate in poche ore. Gli archivi cartacei vengono così sostituiti da quelli digitali secondo un processo che il CAD definisce smaterializzazione documentale, apportando notevoli vantaggi in ciò che concerne le risorse economiche e gli spazi fisici.
I sistemi di gestione documentale possono essere utilizzati direttamente sul server sviluppato da fornitore o agevolmente sul web, tramite la piattaforma di gestione che il provider mette a disposizione di tutti i clienti che sottoscrivono un contratto.
