La maggior parte delle persone eliminano rapidamente le e-mail ricevute e raramente leggono oltre il primo paragrafo. Dunque, se volete incrementare l’opportunità che il destinatario provi interesse per ciò che state scrivendo, mantenete breve il vostro messaggio, contenendolo in 2 o 3 paragrafi al massimo. Non includete più di poche frasi in ogni paragrafo e lasciate uno spazio tra ogni paragrafo e un altro spazio prima della chiusura e della firma.
Siate chiari sul motivo per cui state scrivendo. Il vostro messaggio di posta elettronica dovrebbe indicare chiaramente chi siete, perché state scrivendo e cosa state richiedendo al destinatario. Usate il primo paragrafo per presentarvi, il secondo per la vostra richiesta e il terzo per ringraziare il lettore per la sua considerazione.
Usate un font semplice e una dimensione del font che renda facile la lettura. Una dimensione del carattere di 11 o 12 punti è generalmente gradita. Scegliete poi una chiusura professionale. La parte finale dell’email è importante quasi quanto la vostra presentazione. Terminate dunque l’email con una breve chiusura professionale e formale.
Infine, vi suggeriamo di includere una firma e rendere così facile il contatto con la persona che state contattando tramite e-mail. Includere una firma con il vostro nome completo, indirizzo email e numero di telefono è sicuramente una buona opportunità. Se poi l’email è davvero molto importante, e volete assicurarvi di non avere compiuto pasticci, provate a inviare un messaggio di prova. Per essere sicuri che il vostro messaggio sia davvero perfetto, infatti, molte persone suggeriscono prima di inviarlo a se stessi, in modo da poter ricontrollare come appare e dargli un ultimo sguardo per essere sicuro che sia quello che volete inviare.
