Sono molte le aziende che si trovano a dover installare dei sistemi di monitoraggio degli accessi, da parte dei singoli dipendenti, ma anche di consulenti esterni, clienti o visitatori occasionali. Il modo migliore per chiudere un varco e controllare gli accessi consiste nello sfruttare i migliori timbracartellini oggi disponibili in commercio. Non stiamo parlando delle strutture obsolete utilizzate un tempo, ma di pratici dispositivi di dimensioni contenute, utilizzabili in tantissime situazioni diverse.
Cos’è un timbracartellini
Un timbracartellino è un dispositivo che permette di verificare l’accesso e l’uscita di una persona da una struttura aziendale. Un tempo questi dispositivi erano muniti di una stazione di timbratura, che effettivamente stampigliava su un cartellino nominale l’orario di ingresso e di uscita da un ufficio o da uno stabilimento. Oggi le cose sono abbastanza cambiate, infatti sono disponibili timbracartellini di dimensioni contenute, che consentono di monitorare l’andirivieni del personale di un’azienda semplicemente scorrendo un badge, o un TAG personale, di fronte al loro display. Bastano pochi secondi per verificare il codice presente sulla tessera e segnare l’orario di ingresso o di uscita all’interno di un database.
A cosa servono i dati
Il timbracartellini quindi invece di segnalare gli orari su una scheda, singolarmente posseduta da ogni dipendente o visitatore, immagazzina i dati all’interno di un database. Questi dati sono poi utilizzati da chi si occupa della gestione delle risorse umane per verificare gli orari di lavoro, controllare le effettive presenze in azienda ogni giorno dell’anno, preparare le paghe e monitorare l’utilizzo di ferie, permessi o periodi di malattia. Stiamo parlando di un significativo ammontare di dati, che sono però utilizzati in modo regolare e costante. Tali dati si possono direttamente prelevare dal timbracartellini, ad esempio utilizzando una penna USB; oppure è possibile collegare il dispositivo, tramite la rete ethernet aziendale, al terminale presente in ufficio, o anche alla sede di un consulente o di coloro che si occupano di preparare le buste paga. Il tutto avviene in tempo zero, quindi volendo è anche possibile sfruttare i dati a nostra disposizione per fare report o valutazioni sulla frequentazione degli uffici in particolari periodi del giorno o dell’anno. Alcuni timbracartellini sono anche muniti di batteria, che consente di mantenere i dati in memoria nel caso in cui avvenga un black out o in situazioni simili.
La rilevazione delle presenze
La motivazione per cui un’azienda è oggi tenuta a rilevare le presenze in azienda è duplice. Da un lato è necessario sapere quanto tempo il singolo soggetto trascorre in azienda, in modo da poter poi calcolare la sua retribuzione in modo corretto. Oltre a questo si tratta anche di una problematica correlata alla sicurezza sul posto di lavoro. Il datore di lavoro è infatti responsabile di tutti i soggetti presenti in azienda; nel caso in cui si debba effettuare l’evacuazione totale dei locali è importante essere a conoscenza del numero preciso delle persone presenti, compresi eventuali visitatori o consulenti esterni, che solitamente non fanno parte della forza lavoro quotidiana. I timbracartellini servono anche a reperire questi dati.
