Anche se la chat online è un modo facile e informale per i dipendenti di comunicare tra loro, si applicano alcune regole di galateo. Come una conversazione faccia a faccia, una chat online dovrebbe iniziare e finire con un saluto educato e un arrivederci. Le risposte della chat online dovrebbero essere brevi e progettate per incoraggiare la comunicazione a due vie. Se una parte ha molto da dire, una scelta migliore sarebbe quella di inviare un’e-mail, telefonare o incontrarsi faccia a faccia.
Un esempio di chat online procede come segue:
“Ciao. Come stai?”
“Bene, grazie”.
“Quando posso aspettarmi il report di fine mese?”
“Nella prossima ora”.
“Fantastico! Verrò da te allora”.
“Ok, arrivederci.”
“Ciao.”
Sii rispettoso delle persone con cui stai cercando di avere una chat online. Ricorda che sono al lavoro e potrebbero essere troppo occupati per rispondere immediatamente, quindi sii paziente.
Ricorda inoltre che scrivere in una chat online dell’altra persona emette un suono per attirare l’attenzione per una risposta. Dunque, dovrebbe essere usato con parsimonia e solo se è necessaria una risposta urgente.
Domanda
Quando si usano le chiamate in conferenza, la chat online e la segreteria telefonica, qual è l’etichetta appropriata?
Opzioni:
1) Lascia sempre i tuoi dati di contatto quando lasci un messaggio in segreteria per gli altri
2) In un saluto in segreteria telefonica, fornire un contatto alternativo nel caso in cui chi chiama abbia bisogno di assistenza urgente
3) Sii premuroso e paziente quando aspetti le risposte della chat online
4) Fornisci sempre il tuo numero di telefono nel saluto alla segreteria telefonica che registri sul tuo telefono
5) Annuncia il tuo nome ogni volta che parli durante una conferenza telefonica
6) Dare risposte lunghe e informative nelle chat online
Risposta
Opzione 1: è un’opzione corretta. Dovresti lasciare il tuo nome completo e i dettagli di contatto in ogni messaggio vocale che lasci per facilitare la persona che hai chiamato a richiamarti.
Opzione 2: è un’opzione corretta. Il messaggio vocale che registri dovrebbe fornire ai chiamanti i dettagli di contatto di qualcun altro che potrebbe essere in grado di assisterli quando non sei disponibile.
Opzione 3: è un’opzione corretta. Le persone sono generalmente al lavoro quando cerchi di contattarle tramite la chat online, quindi potrebbero essere troppo occupate per risponderti subito.
Opzione 4: è un’opzione errata. Se i chiamanti riescono a raggiungere il tuo telefono e a sentire il messaggio vocale che hai registrato, significa che hanno già il tuo numero di telefono.
Opzione 5: è un’opzione corretta. Dovresti identificarti ogni volta che parli durante una teleconferenza, così gli ascoltatori sanno chi sta parlando.
Opzione 6: è un’opzione non corretta. Le chat online sono fatte per essere veloci. Se hai molto da dire a un collega, è meglio farlo di persona, al telefono o via e-mail.
Conclusioni
Ricorda che è importante seguire le regole di base del galateo per l’uso della segreteria telefonica, delle chiamate in conferenza e della chat online. Dovresti assicurarti che il saluto che registri nella casella vocale sia breve ed educato, indichi i tuoi dettagli e offra delle opzioni a chi chiama. In un messaggio vocale che lasci per qualcun altro, devi specificare il motivo della tua chiamata e i tuoi dettagli di contatto.
Durante le chiamate in conferenza, dovresti identificarti, ridurre al minimo il rumore di fondo e usare la funzione mute quando necessario.
Le chat online dovrebbero essere conversazioni brevi che iniziano e finiscono con dei convenevoli. Tienilo a mente!
